چند روز پیش به بک مجموعه برای ارزیابی سیستم های موجود مراجعه کرده بودم. در این مجموعه برای دریافت درخواست های متفاوت از سیستمی دست نویس (یعنی کار خود بچه های مجموعه) استفاده می کردند. سیستم حاوی 30 تا 40 فرم گوناگون بود که بر روی پرتال قرار داشت و متقاضیان در شهر های مختلف بنا به نوع درخواست یکی از فرم ها را انتخاب و تکمیل می کردند. پس از تکمیل و ارسال فرم ها به دست مسئول دبیرخانه مرکز می رسید و ایشان نیز نامه ها را در اتوماسیون ثبت می کرد. هر فرم در زمان ثبت یک شماره منحصر به فرد ایجاد می کرد که مسئول دبیرخانه آن شماره را به عنوان شماره نامه واصله در سیستم ثبت می کرد.
سیستم در کل بد نبود اما اجازه پیگیری و گزارشگیری مناسب را نمی داد. در همه فرم ها فیلدهایی از جنسه رشته وجود داشتند که می شد بسادگی به فیلدهای کمبو تبدیل کرد.
مثلا سمت یا محل خدمت باید تایپ می شد در صورتیکه می شد از لیست انتخاب کرد.
چون هدف اصلی این سازمان از حضور بنده ارائه راه حل برای تجمیع اطلاعات و گزارشگیری بود بنده پیشنهاد کردم حدالامکان فیلدهای تایپی را از فرم ها حذف کنند و به جای آن از فیلدهای انتخابی استفاده نمایند تا تجمیع اطلاعات و گزاشگیری آسانتر گردد.
