برای پاسخ به این پرسش ابتدا باید به سراغ فلسفه و خاستگاه بوروکراسی برویم و مفهوم آن را در اذهان عام بررسی کنیم.
بوروکراسی برای حذف بی نظمی و برقراری عدالت در سازمان ها بوجود آمد و هدف اصلی آن خدمت به نظام سازمان جهت انجام دقیق و منظم امور بود اما کم کم بوروکراسی به عنوان ابزاری برای کار نکردن یا کار انجام ندادن یا به قول عموم پیچوندن بدل شد.
همانطور که دیدیم بوروکراسی به ذات خود بد نیست اما اگر بد استفاده شود باعث دلسردی و سرخوردگی می شود.
فرض کنید درخواستی از طرف دو کارمند مطرح می شود. اگر بوروکراسی نباشد ممکن است دو درخواست مشابه از مسیرهای مختلفی اجابت شوند که بسته به نفوذ و برش درخواست کننده مسیر و زمان انجام درخواست ها متفاوت باشد.
بوروکراسی سلسه مراتب را محترم می شمارد و به شدت بر رعایت قواعد و ضوابط تاکید می کند. چیزی که همه به دنبال آن هستند اما در طرف مقابل چون برخی از بوروکراسی برای سر کار گذاشتن افراد یا متقاضیان استفاده می کنند مفاهیم مثل بوروکراسی مسخره یا بوروکراسی کزایی در ذهن مردم شکل گرفته است.
در کل به نظر من بوروکراسی بد نیست و خیلی هم خوب است، اگر خوب اجرا شود.
BPMS نیز همراه خود به نوعی بوروکراسی را در سازمان جاری می کند، بنابراین باید گفت بوروکراسی جزء دستاوردهای BPMS در سازمان هاست اما از طرفی نیز بوروکراسی های مسخره یا کزایی یا خود ساخته را حذف می کند.
بنابراین می توان نتیجه گرفت اگر قواعد و ضوابط مورد استفاده در BPMS بر اساس مفهوم و ماموریت اصلی بوروکراسی باشد، BPMS بوروکراسی خوب را در سازمان ها جاری می سازد. به عنوان مثال اگر فرایند درخواست وام پس از 5 مرحله و حداکثر دو روز کاری با فرض دارا بودن شرایط دریافت وام به متقاضی وام ارائه نماید این یک بوروکراسی خوب محسوب می شود اما اگر پس از 10 مرحله فعالیت و شصت روز انتظار پاسخ شفافی دریافت نشود این یک بوروکراسی بد است.
نحوه پیاده سازی بوروکراسی خوب با BPMS وظیفه و ماموریت تحلیل گر و اپراتور سیستم است.
