بسیاری از شرکت هایی که اقدام به خرید bpms می کنند دقیقاً نمی توانند کاربرد bpms را درک کنند. برخی از خریداران نیز انتظارات افسانه ای از bpms دارند.
بسیاری از صاحبنظران معتقدند bpms یک ابزار برای مکانیزه کردن گردش فرم ها بر اساس فرایندها و قوانین سازمانی است.
به عنوان مثال اگر ما قبلاً درخواست ملزومات اداری را بر روی یک فرم کاغذی می نوشتیم و آن را برای تایید نزد یکی از مدیران می بردیم و وی نیز بر اساس سلیقه یا نظر خود آن را تایید می کرد و بعد درخواست وارد پروسه تحویل کالا یا خرید کالا می شد اکنون با ورود bpms این فرایند مکانیزه می شود. هر فرد طی ضوابط خاصی درخواست خود را ثبت می کند. مدیران طی ضوابط خاصی (البته در یک سازمان بالغ) درخواست ها را بررسی می کنند و انبار نیز بر اساس ضوابط خاص کالا را تهیه و تحویل می نماید.
البته نباید فراموش کرد با حضور bpms همه اقدامات فوق از طریق فرم های الکترونیک انجام می شود و تاریخچه گردش نیز مشخص می گردد.
اما همانطور که مشاهده شد چندین بار از عبارت ضوابط استفاده شد.
در واقع bpms برای کارکرد صحیح نیاز به ضابطه دارد که بر اساس آیین نامه یا نظام نامه سازمان تعیین می گردد. البته برخی از سازمان ها آیین نامه یا نظام نامه ندارند که در این صورت به تدریج با مانیتور کردن درخواست ها یا بهره برداری از قوانین سایر سازمان ها می توان تا حدودی فقدان ضابطه ها را بر طرف کرد.
البته تعریف فوق یک تعریف ابتدایی و ساده برای bpms است اما تا حدودی می توان از تعریف فوق برای تشخیص ماموریت bpms استفاده کرد.
در مقالات بعدی به بررسی ماموریت های پیشرفته bpms خواهیم پرداخت.
