BPMS بخرم یا ERP؟

چند روز پیش برای مشاوره به یکی از شرکت های نسبتاً بزرگ رفته بودم. مدیر IT سوالی از من پرسید که به نظرم خوب است پاسخ آن را در اینجا نیز قرار دهم.

سوال این بود که BPMS بخرم یا ERP ؟

من هم سعی کردم بسیار مفصل به این سوال پاسخ دهم، اما این جا خلاصه پاسخ را قرار داده ام:

ERP یک بسته نرم افزاری است که چندین ماژورل یا قطعه در آن گنجانده شده و فرایندهای سازمانی از قبل در آن تعبیه شده اند. سطح دسترسی و امکانات هر بخش کاملاً مشخص است و کاربر امکانات و دسترسی ها تعریف شده ای دارد. غالباً در ERP اعمال تغییرات بسیار سخت است و تقریباً غیر ممکن مگر توسط خود سازنده. برای استفاده از ERP باید با آن هماهنگ شد و خوب و بد آن را پذیرفت. اکثر استفاده کنندگان ERP از محیط خشک و بدون انعطاف آن گلایه می کنند.

اما در مقابل BPMS یک محیط کاملاً خالی (البته گاهی با چند قالب از پیش ساخته شده) است که از ابتدا باید شروع کرد یا نهایتاً قالب های آماده را سفارشی کرد. خوبی BPMS این است که هر زمان می توان هر تغییری را انجام داد، چیزی که در ERP یک رویا است. ولی باید دقت کرد BPMS همانند VISUAL STUDIO عمل می کند. در واقع یک محصول واسطه است که محصول نهایی توسط آن ساخته می شود. شاید بتوان گفت انتهای BPMS در صورت موفقیت یک ERP کاستومایز شده است که فقط به درد همان سازمان می خورد. (شاید هم بتوان به صورت نمونه به سازمان های دیگر ارائه داد اما سازگاری با آن خیلی سخت است)

ERP از همان روز اول قابل استفاده است، همه چیز در آن وجود دارد، فرمها، دسترسی ها و ...، کافی است نقش ها و کاربران در آن تعریف شوند اما در BPMS همه چیز را باید تعریف کرد. یعنی حتی برای انجام یک فعالیت چه فرمی باید تکمیل شود، چه نقشی باید انجام دهنده کار باشد و چه کاربری باید چه نقشی بگیرد. این موارد تقریباً در ERP تعریف شده هستند و فقط کافی است نقش ها را به کاربران تخصیص داد.

زمان آماده کار ERP بسیار کوتاه است و فقط به کمی آموزش نیاز دارد که می توان واحد به واحد نیز انجام داد اما زمان آماده کار BPMS طولانی است. اول باید فرم ها و فرایندها شناسایی شوند، بعد تحلیل شوند، بعد کم کم در سیستم تعریف شوند و بعد تازه کاربران آموزش ببینند. تازه اگر فرم ها و فرایندها درست باشند. در غیر این صورت زمان طولانی تر نیز می شود.

البته باید زمان تحلیل فرایندها نیز در نظر گرفت که خود زمان قابل توجه ای است.

به نظر بنده خرید ERP خوب است البته اگر سازمان توانایی استفاده از آن را داشته باشد. (اندازه سازمان با ERP هم خوانی داشته باشد)

اما باید توجه داشت که ERP فقط بخش هایی از سازمان را پوشش می دهد و ممکن است برخی از نواحی مشمول ERP نشوند که در این صورت سه راه وجود دارد:

1. استفاده از فرم های کاغذی
2. کد نویسی و تولید برنامه
3. استفاده از BPMS

در باب شباهت ها و تفاوت های BPMS و ERP در آینده بیشتر صحبت می کنم اما در اینجا به بررسی سه پاسخ فوق می پردازم.

اگر با گذشت از همه فیلترها موفق به خرید ERP شدیم و بخشی از سازمان تحت پوشش ERP قرار نگرفت باید یکی از راه های بالا را برای آن بخش انتخاب کنیم.

حالت اول که کاملاً شفاف است، یعنی با ساختن فرم های کاغذی اطلاعات را رد و بدل کنیم.

حالت دوم نیز که جزء علاقه مندی های بچه های برنامه نویس است و فقط باید لم ارتباط برنام های خود با ERP را بدانند که در این صورت مشکلی برای آن ها پیش نخواهد آمد.

حالت سوم کمی پیچیده است، چون بر می گردد به یک سوال: "مگه میشه هم ERP خرید هم BPMS ؟"

پاسخ من مثبت است. چون ما زمان و فرصت کافی نداریم برای پیاده سازی فرم ها و فرایندها در BPMS و از طرفی هم ERP جوابگوی همه نیازهای ما نیست. برای رفع خلاء و اجتناب از فرم های کاغذی یا باد کدنویسی کنیم یا از BPMS استفاده کنیم. اگر برنامه نویس ماهر داریم کد نویسی می کنیم اگر نداریم یا وقت کافی برای تولید فریم ورک و ... نداشتیم از BPMS استفاده می کنیم. (در واقع در این مورد BPMS جایگزینی برای کدنویسی در نظر گرفته شده است)

البته پاسخ من طولانی تر بود و بسیار موشکافانه مورد را بررسی کردیم اما برای جلوگیری از طولانی شدن مطلب در این جا خلاصه گویی کردم. در آینده سعی می کنم در مورد مباحث این حوزه مقالات بیشتری درج کنم.