چرا BPMS نخرم؟

دیروز برای مشاوره در خدمت تعدادی از مدیران یک شرکت بازرگانی بودیم.

بحث بسیار جالب بود و به جایی رسید که از من پرسیدند:

"BPMS بخریم؟"

من هم جواب دادم:

"نه"

با تعجب از من پرسیدند:

"چرا ؟!"

بنده نیز به استناد به دلایل ذیل به ایشان گفتم BPMS نخرند:

1. مدیران سازمان گرچه در حوزه اقتصادی مسلط بودند اما در حوزه فناوری اطلاعات تازه کار بودند و این موضوع باعث می شد پروژه های نرم افزاری ساده نیز با مشکل رو به رو شود چه برسد به پروژه BPMS
2. رویه و روال ها کاملاً شفاهی بودن و نا همگون، یعنی دو کار مشابه از دو مسیر کاملاً متفاوت انجام می شد
3. تیم تحلیل و پیاده سازی نداشتند و حاضر نبودند پس از خرید نرم افزار هزینه ای بابت تحلیل و استقرار بپردازند
4. هیچ شرکت نرم افزاری حاضر نیست برای این شرکت ها به صورت رایگان وقت صرف کند
5. سازمان بلوغ کافی نداشت، گرچه گردش مالی بالایی داشت اما به صورت شرکتی اداره نمی شد و نگاه بازاری حاکم بود
6. اطلاعات بسیار محرمانه بود و کسی اجازه نداشت به اطلاعات سری دسترسی داشته باشد؛ فضا کاملاً بی اعتمادی بود؛ با این شرایط چگونه یک گروه IT یا شرکت بیرونی می توانست با این افراد کار کند.
7. زمان آغاز کار سیستم از نظر این دوستان بسیار کوتاه بود، انتظار داشتند BPMS دو ماهه در سازمان مستقر شود و کل مجموعه از آن استفاده نماید؛ که این موضوع جزء محالات بود.
8. مدیران این شرکت از BPMS انتظار یک پلیس وظیفه شناس را داشتند، اما برای تبدیل BPMS به پلیس وظیفه شناس راه طولانی است و پر هزینه.

بنده به استناد موارد فوق و چند مورد احساسی دیگر و موردکاوی وضعیت مجموعه و رجوع به تجارب قبلی اکیداً توصیه کردم که این شرکت BPMS نخرد و به جای آن از سیستم های کوچکتر استفاده نمایند.

مثلاً ابتدا دبیرخانه خود را مکانیزه کنند، از سیستم فروش برای صدور فاکتور و پیش فاکتور استفاده نمایند، وبسایت خود را ارتقا دهند، از سیستم های مدیریت زمان که در آن جلسات و رویدادها ثبت می شود و به صورت خودکار یادآوری می گردد استفاده کنند و چند مورد ساده دیگری تا کم کم بتوانند به سراغ راهکارهای سازمانی یکپارچه حرکت نمایند.

در آخر هم باید از شرکت های نرم افزاری گلایه کنم که به این افراد یا این شرکت ها پیشنهاد بسته های BPMS یا ERP را می دهند بدون اینکه به اندازه سازمان توجه کنند. فروش نرم افزارهای این چنینی به شرکت های موصوف فقط بازار نرم افزار را تخریب می کند و باعث بالا رفتن تعداد نمونه های شکست این نرم افزارها می گردد و از طرف دیگر نیز باعث سرخوردگی و هدر رفت منابع شرکت خریدار.