چگونه یک فرم خوب طراحی کنیم؟

چند روز پیش به بک مجموعه برای ارزیابی سیستم های موجود مراجعه کرده بودم. در این مجموعه برای دریافت درخواست های متفاوت از سیستمی دست نویس (یعنی کار خود بچه های مجموعه) استفاده می کردند. سیستم حاوی 30 تا 40 فرم گوناگون بود که بر روی پرتال قرار داشت و متقاضیان در شهر های مختلف بنا به نوع درخواست یکی از فرم ها را انتخاب و تکمیل می کردند. پس از تکمیل و ارسال فرم ها به دست مسئول دبیرخانه مرکز می رسید و ایشان نیز نامه ها را در اتوماسیون ثبت می کرد. هر فرم در زمان ثبت یک شماره منحصر به فرد ایجاد می کرد که مسئول دبیرخانه آن شماره را به عنوان شماره نامه واصله در سیستم ثبت می کرد. 

سیستم در کل بد نبود اما اجازه پیگیری و گزارشگیری مناسب را نمی داد. در همه فرم ها فیلدهایی از جنسه رشته وجود داشتند که می شد بسادگی به فیلدهای کمبو تبدیل کرد.

مثلا سمت یا محل خدمت باید تایپ می شد در صورتیکه می شد از لیست انتخاب کرد.

چون هدف اصلی این سازمان از حضور بنده ارائه راه حل برای تجمیع اطلاعات و گزارشگیری بود بنده پیشنهاد کردم حدالامکان فیلدهای تایپی را از فرم ها حذف کنند و به جای آن از فیلدهای انتخابی استفاده نمایند تا تجمیع اطلاعات و گزاشگیری آسانتر گردد.

حذف بروکراسی یا استقرار بروکراسی: ماموریت bpms چیست؟

برای پاسخ به این پرسش ابتدا باید به سراغ فلسفه و خاستگاه بوروکراسی برویم و مفهوم آن را در اذهان عام بررسی کنیم.

بوروکراسی برای حذف بی نظمی و برقراری عدالت در سازمان ها بوجود آمد و هدف اصلی آن خدمت به نظام سازمان جهت انجام دقیق و منظم امور بود اما کم کم بوروکراسی به عنوان ابزاری برای کار نکردن یا کار انجام ندادن یا به قول عموم پیچوندن بدل شد.

همانطور که دیدیم بوروکراسی به ذات خود بد نیست اما اگر بد استفاده شود باعث دلسردی و سرخوردگی می شود.

فرض کنید درخواستی از طرف دو کارمند مطرح می شود. اگر بوروکراسی نباشد ممکن است دو درخواست مشابه از مسیرهای مختلفی اجابت شوند که بسته به نفوذ و برش درخواست کننده مسیر و زمان انجام درخواست ها متفاوت باشد.

بوروکراسی سلسه مراتب را محترم می شمارد و به شدت بر رعایت قواعد و ضوابط تاکید می کند. چیزی که همه به دنبال آن هستند اما در طرف مقابل چون برخی از بوروکراسی برای سر کار گذاشتن افراد یا متقاضیان استفاده می کنند مفاهیم مثل بوروکراسی مسخره یا بوروکراسی کزایی در ذهن مردم شکل گرفته است.

در کل به نظر من بوروکراسی بد نیست و خیلی هم خوب است، اگر خوب اجرا شود.

BPMS نیز همراه خود به نوعی بوروکراسی را در سازمان جاری می کند، بنابراین باید گفت بوروکراسی جزء دستاوردهای BPMS در سازمان هاست اما از طرفی نیز بوروکراسی های مسخره یا کزایی یا خود ساخته را حذف می کند. 

بنابراین می توان نتیجه گرفت اگر قواعد و ضوابط مورد استفاده در BPMS بر اساس مفهوم و ماموریت اصلی بوروکراسی باشد، BPMS بوروکراسی خوب را در سازمان ها جاری می سازد. به عنوان مثال اگر فرایند درخواست وام پس از 5 مرحله و حداکثر دو روز کاری با فرض دارا بودن شرایط دریافت وام به متقاضی وام ارائه نماید این یک بوروکراسی خوب محسوب می شود اما اگر پس از 10 مرحله فعالیت و شصت روز انتظار پاسخ شفافی دریافت نشود این یک بوروکراسی بد است.

نحوه پیاده سازی بوروکراسی خوب با BPMS وظیفه و ماموریت تحلیل گر و اپراتور سیستم است.

معجزه کلیک راست (Right Click)

دو روز پیش برای ارزیابی نرم افزار اتوماسیون یک شرکت نرم افزاری به این شرکت رفته بودیم. برنامه بسیار خوبی نوشته بودند و خیلی از تکنولوژی های جدید را در آن استفاده کرده بودند. برنامه وب بود و بر اساس Bootstrap ساخته شده بود و بر روی دستگاه های مختلف به صورت انعطاف پذیر یا Responsive صفحات قابل مشاهده بودند. همچنین تعداد ردیف های نامه در کارتابل به صورت پیش فرض 30 مورد بود که در این حالت نیاز به Scroll عمودی صفحه نبود با اینکه همه اطلاعات مهم نامه در ردیف ها نمایش داده می شد.

کاری که از من خواسته شده بود ارزیابی سیستم و ارائه پیشنهاد بود. البته ارزیابی به عنوان کاربر سیستم.

من نیز سیستم را ارزیابی کردم و فقط یک پیشنهاد دادم:

چون تعداد ردیف های نامه زیاد بود و اغلب کاربران از مانیتورهای بزرگ استفاده می کنند وقتی کاربر ردیف های پایین را انتخاب کند مسافتی که اشاره گر ماوس طی می کند تا به دکمه های موجود در منوی بالای ردیف های نامه مانند ارجاع، بایگانی و ... کلیک شود طولاین بود.

بنده پیشنهاد کردم سه عملکرد پر کاربرد از قبیل پاسخ، ارجاع، بایگانی به صورت منوهای کلیک راست بر روی نامه قرار گیرد.

خوشبختانه پیشنهاد مورد استقبال توسعه دهندگان و مدیران این شرکت قرار گرفت.

به نظر من امکاناتی که می توان در کلیک راست موس برای کاربر گذاشت کار کردن با سیستم را برای وی لذت بخش می کند.

ماموریت BPMS چیست؟

دیروز جلسه ای بودم در حوزه فناوری اطلاعات، بحث بر سر این بود که ماموریت BPMS چیست؟

بحث جالبی بود و نظرات جالبی نیز مطرح شد.

اما به نظر من ماموریت اصلی BPMS تنها یک چیز است: "گردش داده ها یا اطلاعات در سازمان"

البته تعریف کلی است اما در واقعیت BPMS برای این موضوع ساخته شده است.

حال برخی ها شاید بگویند WORK FLOW نیز همین کار را انجام می دهد پس علت تولید BPMS چه بوده است؟

پاسخ این است که خود BPMS نیز به نوعی از یک WORK FLOW استفاده می کند. اما چیزی که BPMS را بر WORK FLOW برتری می دهد مواردی است که در مقالات بعدی قطعاً به آن می پردازیم.

به هر حال به نظر بنده و سایر دوستانی که تقریباً همه آن ها از مدیران ارشد شرکت ها و سازمان های معتبر بودند و یا با بنده هم نظر بودند با با بنده هم نظر شدند ماموریت اصلی BPMS گردش داده در سازمان بود. و سایر مواردی که بعضاً افراد یا شرکت ها برای BPMS متصور می شوند جنبه جانبی یا ثانویه دارد که برخی از آن ها به شرح ذیل می باشد:

1. CMS یا CONTENT MANAGEMENT SYSTEM
2. ابزار طراحی فرم های وب یا FORM GENERATOR
3. ابزار یکپارچه سازی اجزای اطلاعاتی بر اساس سرویس های سازمانی و به نوعی ESB
4. پورتال یا وبسایت برای افراد برون سازمانی و درون سازمانی
5. اتوماسیون اداری
6. و سایر موارد مشابه

به عبارت دیگر BPMS فقط و فقط یک موتور گردش داده یا اطلاعات است که ممکن است این اطلاعات به آن تزریق شود یا از طریق فرم ها وارد آن شود و BPMS نیز این داده یا اطلاعات را در سطح سازمان به گردش در می آورد. حال ممکن است برخی شرکت ها امکانات خاصی به آن اضافه کنند که بنا بر نیاز مشتری تولید شده باشد.

چرا BPMS نخرم؟

دیروز برای مشاوره در خدمت تعدادی از مدیران یک شرکت بازرگانی بودیم.

بحث بسیار جالب بود و به جایی رسید که از من پرسیدند:

"BPMS بخریم؟"

من هم جواب دادم:

"نه"

با تعجب از من پرسیدند:

"چرا ؟!"

بنده نیز به استناد به دلایل ذیل به ایشان گفتم BPMS نخرند:

1. مدیران سازمان گرچه در حوزه اقتصادی مسلط بودند اما در حوزه فناوری اطلاعات تازه کار بودند و این موضوع باعث می شد پروژه های نرم افزاری ساده نیز با مشکل رو به رو شود چه برسد به پروژه BPMS
2. رویه و روال ها کاملاً شفاهی بودن و نا همگون، یعنی دو کار مشابه از دو مسیر کاملاً متفاوت انجام می شد
3. تیم تحلیل و پیاده سازی نداشتند و حاضر نبودند پس از خرید نرم افزار هزینه ای بابت تحلیل و استقرار بپردازند
4. هیچ شرکت نرم افزاری حاضر نیست برای این شرکت ها به صورت رایگان وقت صرف کند
5. سازمان بلوغ کافی نداشت، گرچه گردش مالی بالایی داشت اما به صورت شرکتی اداره نمی شد و نگاه بازاری حاکم بود
6. اطلاعات بسیار محرمانه بود و کسی اجازه نداشت به اطلاعات سری دسترسی داشته باشد؛ فضا کاملاً بی اعتمادی بود؛ با این شرایط چگونه یک گروه IT یا شرکت بیرونی می توانست با این افراد کار کند.
7. زمان آغاز کار سیستم از نظر این دوستان بسیار کوتاه بود، انتظار داشتند BPMS دو ماهه در سازمان مستقر شود و کل مجموعه از آن استفاده نماید؛ که این موضوع جزء محالات بود.
8. مدیران این شرکت از BPMS انتظار یک پلیس وظیفه شناس را داشتند، اما برای تبدیل BPMS به پلیس وظیفه شناس راه طولانی است و پر هزینه.

بنده به استناد موارد فوق و چند مورد احساسی دیگر و موردکاوی وضعیت مجموعه و رجوع به تجارب قبلی اکیداً توصیه کردم که این شرکت BPMS نخرد و به جای آن از سیستم های کوچکتر استفاده نمایند.

مثلاً ابتدا دبیرخانه خود را مکانیزه کنند، از سیستم فروش برای صدور فاکتور و پیش فاکتور استفاده نمایند، وبسایت خود را ارتقا دهند، از سیستم های مدیریت زمان که در آن جلسات و رویدادها ثبت می شود و به صورت خودکار یادآوری می گردد استفاده کنند و چند مورد ساده دیگری تا کم کم بتوانند به سراغ راهکارهای سازمانی یکپارچه حرکت نمایند.

در آخر هم باید از شرکت های نرم افزاری گلایه کنم که به این افراد یا این شرکت ها پیشنهاد بسته های BPMS یا ERP را می دهند بدون اینکه به اندازه سازمان توجه کنند. فروش نرم افزارهای این چنینی به شرکت های موصوف فقط بازار نرم افزار را تخریب می کند و باعث بالا رفتن تعداد نمونه های شکست این نرم افزارها می گردد و از طرف دیگر نیز باعث سرخوردگی و هدر رفت منابع شرکت خریدار.

اکسل و اکسس مخزن ارزشمندترین اطلاعات سازمان ها

دو سه روز پیش مهمان یکی از شرکت های صنعتی نیمه دولتی بودیم که در حال تهیه BPMS و BI بودند. بحث بسیار داغ شده بود و در حال مباحثه در مورد تجمیع داده ها بودیم. 

در خلال بحث بنده سوالی پرسیدم از دوستان به شرح ذیل:

"اطلاعات حساس شرکت در کدام دیتابیس ذخیره می شوند؟"

پاسخ دادند:

"مثلاً چه اطلاعاتی؟"

بنده نیز جواب دادم:

"اطلاعات تولید یا فروش"

دوستانی که در آن جلسه حضور داشتند ناخودآگاه برگشتند به سمت مسئول IT یا به قول خودشان فاوا. ایشان نیز خیلی خونسرد گفتن آقای فلانی مدیر تولید مجموعه اطلاعات تولید را در فایل اکسل نگهداری می کنند و آقای فلانی مدیر فروش نیز چون اکسس بلد هستند اطلاعات فروش را در برنامه ای که خود نوشته اند ذخیره می کنند.

بعد من از ایشان پرسیدم:

"شما از این اطلاعات بک آپ دارید؟"

که فرمودند:

"خیر، خودشان بک آپ می گیرند، تا حالا هم مشکلی نداشتیم"

بله؛

اطلاعات تولید و فروش یک شرکت تقریباً بزرگ در دو فایل نگهداری می شود، یکی اکسل و دیگری اکسس.

گرچه اطلاعات فروش در سیستم حسابداری نیز درج می گردد اما اطلاعات تولید فقط در کامپیوتر این مدیر ارجمند قرار دارند.

البته من در این مقاله قصد ندارم  وارد بحث امنیت اطلاعات و امکان مشاهده آن توسط سایر اجزا در صورت قرار گرفتن در شبکه و ... شوم اما به نظر من ذخیره کردن اطلاعات تولید در یک فایل اکسل یا اکسس و ذخیره کردن این فایل در یک کامپیوتر نیز خیلی کار جالبی نیست زیرا:

1. ممکن است در صورت خرابی سخت افزار امکان بازگرداندن اطلاعات نباشد
2. بسادگی از طریق USB یا CD اطلاعات محرمانه و مهم جا به جا شود
3. در صورت پاک شدن بخشی از اطلاعات نتوان آن را باز گرداند
4. نمی توان براحتی اطلاعات آن را در اختیار سیستم های دیگر قرار داد یا اطلاعات از سیستم های دیگر به آن تزریق کرد
5. و تعدادی موارد مشابه 

BPMS بخرم یا ERP؟

چند روز پیش برای مشاوره به یکی از شرکت های نسبتاً بزرگ رفته بودم. مدیر IT سوالی از من پرسید که به نظرم خوب است پاسخ آن را در اینجا نیز قرار دهم.

سوال این بود که BPMS بخرم یا ERP ؟

من هم سعی کردم بسیار مفصل به این سوال پاسخ دهم، اما این جا خلاصه پاسخ را قرار داده ام:

ERP یک بسته نرم افزاری است که چندین ماژورل یا قطعه در آن گنجانده شده و فرایندهای سازمانی از قبل در آن تعبیه شده اند. سطح دسترسی و امکانات هر بخش کاملاً مشخص است و کاربر امکانات و دسترسی ها تعریف شده ای دارد. غالباً در ERP اعمال تغییرات بسیار سخت است و تقریباً غیر ممکن مگر توسط خود سازنده. برای استفاده از ERP باید با آن هماهنگ شد و خوب و بد آن را پذیرفت. اکثر استفاده کنندگان ERP از محیط خشک و بدون انعطاف آن گلایه می کنند.

اما در مقابل BPMS یک محیط کاملاً خالی (البته گاهی با چند قالب از پیش ساخته شده) است که از ابتدا باید شروع کرد یا نهایتاً قالب های آماده را سفارشی کرد. خوبی BPMS این است که هر زمان می توان هر تغییری را انجام داد، چیزی که در ERP یک رویا است. ولی باید دقت کرد BPMS همانند VISUAL STUDIO عمل می کند. در واقع یک محصول واسطه است که محصول نهایی توسط آن ساخته می شود. شاید بتوان گفت انتهای BPMS در صورت موفقیت یک ERP کاستومایز شده است که فقط به درد همان سازمان می خورد. (شاید هم بتوان به صورت نمونه به سازمان های دیگر ارائه داد اما سازگاری با آن خیلی سخت است)

ERP از همان روز اول قابل استفاده است، همه چیز در آن وجود دارد، فرمها، دسترسی ها و ...، کافی است نقش ها و کاربران در آن تعریف شوند اما در BPMS همه چیز را باید تعریف کرد. یعنی حتی برای انجام یک فعالیت چه فرمی باید تکمیل شود، چه نقشی باید انجام دهنده کار باشد و چه کاربری باید چه نقشی بگیرد. این موارد تقریباً در ERP تعریف شده هستند و فقط کافی است نقش ها را به کاربران تخصیص داد.

زمان آماده کار ERP بسیار کوتاه است و فقط به کمی آموزش نیاز دارد که می توان واحد به واحد نیز انجام داد اما زمان آماده کار BPMS طولانی است. اول باید فرم ها و فرایندها شناسایی شوند، بعد تحلیل شوند، بعد کم کم در سیستم تعریف شوند و بعد تازه کاربران آموزش ببینند. تازه اگر فرم ها و فرایندها درست باشند. در غیر این صورت زمان طولانی تر نیز می شود.

البته باید زمان تحلیل فرایندها نیز در نظر گرفت که خود زمان قابل توجه ای است.

به نظر بنده خرید ERP خوب است البته اگر سازمان توانایی استفاده از آن را داشته باشد. (اندازه سازمان با ERP هم خوانی داشته باشد)

اما باید توجه داشت که ERP فقط بخش هایی از سازمان را پوشش می دهد و ممکن است برخی از نواحی مشمول ERP نشوند که در این صورت سه راه وجود دارد:

1. استفاده از فرم های کاغذی
2. کد نویسی و تولید برنامه
3. استفاده از BPMS

در باب شباهت ها و تفاوت های BPMS و ERP در آینده بیشتر صحبت می کنم اما در اینجا به بررسی سه پاسخ فوق می پردازم.

اگر با گذشت از همه فیلترها موفق به خرید ERP شدیم و بخشی از سازمان تحت پوشش ERP قرار نگرفت باید یکی از راه های بالا را برای آن بخش انتخاب کنیم.

حالت اول که کاملاً شفاف است، یعنی با ساختن فرم های کاغذی اطلاعات را رد و بدل کنیم.

حالت دوم نیز که جزء علاقه مندی های بچه های برنامه نویس است و فقط باید لم ارتباط برنام های خود با ERP را بدانند که در این صورت مشکلی برای آن ها پیش نخواهد آمد.

حالت سوم کمی پیچیده است، چون بر می گردد به یک سوال: "مگه میشه هم ERP خرید هم BPMS ؟"

پاسخ من مثبت است. چون ما زمان و فرصت کافی نداریم برای پیاده سازی فرم ها و فرایندها در BPMS و از طرفی هم ERP جوابگوی همه نیازهای ما نیست. برای رفع خلاء و اجتناب از فرم های کاغذی یا باد کدنویسی کنیم یا از BPMS استفاده کنیم. اگر برنامه نویس ماهر داریم کد نویسی می کنیم اگر نداریم یا وقت کافی برای تولید فریم ورک و ... نداشتیم از BPMS استفاده می کنیم. (در واقع در این مورد BPMS جایگزینی برای کدنویسی در نظر گرفته شده است)

البته پاسخ من طولانی تر بود و بسیار موشکافانه مورد را بررسی کردیم اما برای جلوگیری از طولانی شدن مطلب در این جا خلاصه گویی کردم. در آینده سعی می کنم در مورد مباحث این حوزه مقالات بیشتری درج کنم.

چگونه یک فرایند را برای bpms تحلیل کنیم؟

برای استفاده از نرم افزار bpms باید فرایندهای سازمان خود را بشناسیم حتی سطحی. پس از شناسایی فرایندها باید آن ها را تحلیل کرد. 

مستندات حاصل از تحلیل بر سه قسم است:

1. مسیر فرایند یا مدل فرایند
2. فرم های فرایند
3. ضوابط و قوانین فرایند

همانطور که مشاهده شد پس از تحلیل فرایند سه نوع موجودیت تولید می شود.

• اولین مورد مسیر فرایند یا مسیر گردش فرم هاست. در این مورد ما شاهد هستیم که بسیاری از تحلیلگران از bpmn برای ترسیم مدل فرایند استفاده می کنند.
• دومین مورد اغلب در سازمان ها به صورت کاغذی وجود دارد و کافی است با کمی اصلاحات در سیستم وارد شود.
• سومین مورد نیز ضوابط و قوانین هر فرایند است، مانند مسیری که باید طی شود، شخصی که باید یک فعالیت خاصی را انجام دهد، زمان بندی فعالیت ها و ... که می توان گفت سخت ترین بخش تحلیل فرایند است. علت سخت بودن این مورد نیز نبودن ضوابط و قوانین شفاف در سازمان هاست که گاهی تحلیگر را مجبور به وضع قوانین دلخواه می کند.

پس از تولید مستندات فوق نوبت اپراتور bpms است تا اطلاعات حاصل از تحلیل را در نرم افزار bpms وارد کند.

کاربرد bpms چیست؟

بسیاری از شرکت هایی که اقدام به خرید bpms می کنند دقیقاً نمی توانند کاربرد bpms را درک کنند. برخی از خریداران نیز انتظارات افسانه ای از bpms دارند.

بسیاری از صاحبنظران معتقدند bpms یک ابزار برای مکانیزه کردن گردش فرم ها بر اساس فرایندها و قوانین سازمانی است.

به عنوان مثال اگر ما قبلاً درخواست ملزومات اداری را بر روی یک فرم کاغذی می نوشتیم و آن را برای تایید نزد یکی از مدیران می بردیم و وی نیز بر اساس سلیقه یا نظر خود آن را تایید می کرد و بعد درخواست وارد پروسه تحویل کالا یا خرید کالا می شد اکنون با ورود bpms این فرایند مکانیزه می شود. هر فرد طی ضوابط خاصی درخواست خود را ثبت می کند. مدیران طی ضوابط خاصی (البته در یک سازمان بالغ) درخواست ها را بررسی می کنند و انبار نیز بر اساس ضوابط خاص کالا را تهیه و تحویل می نماید.

البته نباید فراموش کرد با حضور bpms همه اقدامات فوق از طریق فرم های الکترونیک انجام می شود و تاریخچه گردش نیز مشخص می گردد.

اما همانطور که مشاهده شد چندین بار از عبارت ضوابط استفاده شد. 

در واقع bpms برای کارکرد صحیح نیاز به ضابطه دارد که بر اساس آیین نامه یا نظام نامه سازمان تعیین می گردد. البته برخی از سازمان ها آیین نامه یا نظام نامه ندارند که در این صورت به تدریج با مانیتور کردن درخواست ها یا بهره برداری از قوانین سایر سازمان ها می توان تا حدودی فقدان ضابطه ها را بر طرف کرد.

البته تعریف فوق یک تعریف ابتدایی و ساده برای bpms است اما تا حدودی می توان از تعریف فوق برای تشخیص ماموریت bpms استفاده کرد.

در مقالات بعدی به بررسی ماموریت های پیشرفته bpms خواهیم پرداخت.

چگونه یک bpms مناسب انتخاب کنیم؟

چگونه یک bpms مناسب انتخاب کنیم؟

تقریباً این سوال در هفته سه - چهار بار از من پرسیده می شود. 

به نظر من یک bpms حداقل باید شامل امکانات ذیل باشد:

1. مدل ساز فرایند یا بخش طراحی process model
2. بخش طراحی مدل داده یا data model
3. فرم ساز 
4. بخش تعریف قوانین
5. بخش تعریف ایفا کنندگان

البته موارد فوق بسیار ابتدایی هستند و موارد ذیل نیز باید بررسی شوند:

1. تاریخ تولید نرم افزار و تاریخ آخرین بر روز رسانی
2. گواهینامه ها و تاییدیه های امنیتی
3. مدل سازی فرایندها بر اساس bpmn 2
4. امکان ایجاد نگارش جدید از فرایندها (versioning)
5. دو دیتابیس مجزا برای داده های تستی و داده های واقعی
6. ابزار فرم ساز با پشتیبانی از جداول و فرم های reusable
7. امکان برنامه نویسی در محیط bpms
8. استفاده از وب سرویس ها در محیط bpms
9. ایجاد همکاری بین فرایندها به صورت گرافیکی و با استفاده از امکانات خود نرم افزار
10. کارتابل با امکانات مناسب از قبیل گروه بندی کارها و جست و جو
11. ابزار گزارش ساز درون ساز 
12. پشتیبانی از روش های مختلف ساحت و استفاده از زیر فرایندها
13. امکان Roll Back یا Undo برای هر فعالیت
14. پشتیبانی از واحدهای رایج پول (ترجیحاً چند واحد)
15. پشتیبانی ار انواع داده (خصوصاً انواع Sql Server)
16. امکان استفاده از Dll های تولید شده در DotNet 4 و بالاتر
17. امکان استفاده از کنترل های وب برای فرم ها 
18. امکان استفاده از JQuery برای افزودن به قابلیت های فرم
19. خروجی چاپی برای هر فرم با امکان ویرایش فرم قبل از چاپ (البته با دسترسی)
20. امکان تولید فایل PDF بر اساس فیلدهای فرم ها
21. BAM یا Business Activity Monitor 
22. BI یا Business Intelligence
23. امکان دسترسی به سورس برنامه و اصلاح کد
24. محیط وب برای طراحی فرایندها
25. راهنمای استفاده به زبان فارسی
26. فیلم های آموزشی به زبان فارسی
27. پشتیبانی همزمان از تاریخ فارسی و میلادی
28. تعریف قوانین سازمانی و تجاری به صورت گرافیکی
29. تعریف ایفاکنندگان فعالیت ها به صورت گرافیکی
30. همگام سازی کاربران با اکتیو
31. api هایی که بتوان از برنامه های دیگر فرایندها را اجرا کرد یا داده تبادل کرد

و چندین مورد دیگر که بر اساس نیاز سازمان تعیین می شوند.

البته امکاناتی از قبیل نسخه موبایل، ارسال ایمیل و sms، امکان تغییر محیط کاربری و ... نیز مواردی هستند که می توانند باعث غنی تر شدن نرم افزار گردند اما جزء امکانات اصلی نیستند.

در صورتیکه نرم افزاری از ویژگی های فوق برخوردار باشد می توان گفت که قابل بررسی برای خرید است، البته باید موارد دیگری را نیز بررسی کرد که در مقالات بعدی به تدریج به آن ها پرداخته می شود.